Une direction dédiée à la supervision du Projet

La Direction des Programmes est une équipe constituée de 15 personnes, qui veille au quotidien au respect des objectifs définis en termes de Délais, Coûts, Programmation (phase JOP et phase Héritage - post JOP), Ambitions (excellence environnementale, accessibilité universelle, insertion sociale, BIM et innovation). 

La Direction des Programmes pilote un dispositif de reporting opérationnel et de management des risques.

Le reporting opérationnel est effectué mensuellement pour chacun des ouvrages supervisés. Les modalités et les engagements sont définies dans les conventions d’objectifs conclues entre la SOLIDEO, Paris 2024 et les maîtres d’ouvrage. En annexe de cette convention sont synthétisés les jalons et indicateurs essentiels initiaux en termes de délais, coûts, programme et ambitions. Il précise aussi les responsabilités entre chacune des parties prenantes en termes de réalisation, d’avis et de validation des principaux jalons.

Le reporting mensuel vérifie le respect des jalons et indicateurs qui y sont fixés, identifie les éventuels écarts et évolutions et propose des plans d’actions pour garantir le respect des objectifs. 

Quatre jalons principaux sont suivis par le Conseil d’Administration de la SOLIDEO :

• Convention d’objectifs,
• Avant-projet définitif ou attribution du marché dans le cas d’un marché global ou d’une concession,
• Attribution du marché de travaux ou Ordre de Service (OS) de démarrage des travaux dans le cas d’un marché global,
• Réception des travaux.

Ces 4 jalons principaux permettent de marquer un point d’arrêt sur les projets à des phases déterminantes de leur déroulement : avis porté sur la conformité du projet avec les engagements de la convention d’objectifs. L’attribution progressive de la subvention suit l’exécution de ces 4 jalons.

Les écarts significatifs qui pourraient apparaître en cours d’exécution des études et travaux sont instruits par un comité permanent des programmes qui dispose d’une délégation du Conseil d'Administration de la SOLIDEO pour valider les évolutions des indicateurs (délais, coûts, programme et ambitions) en ce qui concerne des modifications mineures. Les modifications majeures font l’objet d’une délibération en Conseil d’Administration.

Les données récoltées dans le cadre du reporting mensuel sont analysées et évaluées en termes de risques, au niveau de chacun des projets et de celui global de la SOLIDEO. Une synthèse mensuelle est éditée avec le suivi des plans d’action de management des risques.

Le dispositif de management des risques s’articule ainsi sur trois niveaux :

• La conduite d’opération par le maître d’ouvrage
• La supervision opérationnelle par la SOLIDEO
• Le comité d’audit de la SOLIDEO, constitué de personnes indépendantes, évaluant le suivi des risques.

Pour mettre en œuvre la supervision opérationnelle, la Direction des Programmes dispose de responsables de Programmes et de chargés de planification, s’appuyant sur les Directions transversales expertes et sur des prestataires extérieures pour la mobilisation d’expertises spécifiques (management des risques, pilotage et planification, économie de la construction et excellence environnementale).